Für alle Überweisungen innerhalb und insbesondere außerhalb der Universität, müssen Einzahlungen durchnummeriert werden, um auf dem Gesamt-Bankkonto der Universität Stuttgart eindeutig identifizierbar zu sein.
Wenn Sie Zahlungseingänge von Dritten erwarten, setzen Sie sich bitte zuerst mit der Geschäftsleitung in Verbindung, damit eine Annahme-Anordnung für die Universitätskasse angefertigt werden kann.

Benötigt werden folgende Informationen:
- Buchungs-/Haushaltskonto Ihres Institutes (d.h. Kostenstelle und Fond, also Informationen über Normalhaushalt, Drittmittel, etc.)
- Betrag
- Einzahler
- ggf. Referenzbuchung / Reise / Tagung / etc. (bei Berichtigungen o.ä.)

Zahlungsvermerk / Verwendungszweck:
-> Als Verwendungszweck muss der Einzahler unbedingt die komplette Nummer der Buchung, also Kostenstelle - Fonds-/Haushaltsprogramm - Lfd./HÜL-Nr und die Rechnungsnummer) angeben!
-> Die Rechnungsnummer setzt sich idealerweise aus der Kostenstelle/Nummer des Fonds und Ihrer Instituts-Rechnungsnummer zusammen.
-> Bitte legen Sie unbedingt eine Rechnungskopie der Teilnahmegebühren, Drittmittel o.ä. vor, damit eine Annahmeanordnung erstellt werden kann.

Gastvorträge, die aus Institutsmitteln finanziert werden:
- Das einladende Institut reicht den Antrag auf Genehmigung des Gastvortrags zusammen mit der Reisekosten-Abrechnung und den dazugehörigen Anlagen (Original-Bahnticket, Original-Flugticket, Hotelrechnung usw.) sowie dem Bestätigungsvordruck über die IVI-GL bei der Zentralen Verwaltung ein.
- Bei Gastvorträgen, bei denen keine Reisekosten erstattet werden und nur ein Honorar ausbezahlt werden soll, ist nur der Antrag auf Genehmigung des Gastvortrags zusammen mit dem Bestätigungsvordruck über die IVI-GL bei der Zentralen Verwaltung einzureichen.
- Die Zentrale Verwaltung prüft, ob alle Unterlagen vollständig vorhanden sind. Des weiteren prüft die Zentrale Verwaltung die Höhe des Honorars sowie ggf. die Abrechnung der Reisekosten (sind alle Belege und ggf. Begründungen vorhanden?).
- Sind alle Unterlagen vollständig, so reicht die Zentrale Verwaltung die Unterlagen wie folgt ein:
- Bei Erstattung von Reisekosten gehen die Unterlagen zuerst zur Reisekostenstelle, diese legt die Höhe der auszuzahlenden Reisekosten fest. Anschließend reicht die Reisekostenstelle die Unterlagen dem Dezernat Personal weiter, welches die Gesamtunterlagen rechnerisch richtig prüft und den auszuzahlenden Gesamtbetrag festlegt.
- Bei Gewährung eines Honorars ohne Reisekosten gehen die Unterlagen zur Prüfung der rechnerischen Richtigkeit und Festlegung des Auszahlungsbetrages direkt an das Dezernat Personal.
- Nachdem die Unterlagen von der Zentralen Verwaltung geprüft und der Auszahlungsbetrag festgelegt wurde, erhält die IVI-GL die Unterlagen wieder zurück um die Auszahlung gemäß des festgelegten Betrages mittels Auszahlungsanordnung zu veranlassen.
 

Wenn Sie Gastreferenten ohne Steuerwohnsitz in Deutschland zu Tagungen / Konferenzen / Meetings einladen und die Reisekosten aus Drittmitteln, also steuerpflichtigen Mitteln erstatten möchten, fallen folgende Steuerzahlungen aus Ihrem Drittmittelkonto an:
- Gastreferat mit Honorar:
   es fallen Einkommensteuer für die Honorar und Umsatzsteuer für Reisekosten an
- Gastreferat ohne Honorar aber mit Reisekosten
  keine Einkommensteuer, jedoch fallen 19 % Umsatzsteuer für die Reisekosten an
In diesen beiden Fällen wird die Privatadresse (exakter Steuerwohnsitz) benötigt.
Diese Steuern fallen nicht an für einfache Teilnehmer ohne Kostenersatz für Reisekosten und/oder Honorar.

Kassen-info vom 24. August 2007
Im Zusammenhang mit Bankgebühren bei Auslandszahlungen möchte die Kreditorenbuchhaltung an das Rundschreiben-Nr. 60/2003 erinnern:  
"Die Universitätskasse veranlasst im Regelfall die Auslandszahlungen in Höhe des angeordneten Betrags. Der Auftraggeber (Anweisende Stelle) trägt die Entgelte und Auslagen seiner Bank und der Begünstigte die übrigen Entgelte und Auslagen (Standardverfahren , sogenannte "Entgeltteilung/SHARE"). Die Gutschrift beim Empfänger reduziert sich um seine eigenen Gebühren. Dies ist die normale Abwicklung, da der Auftraggeber keinen Einfluss darauf hat, ob der Zahlungsempfänger sein Konto bei einer teuren oder billigeren Bank führt.  
Eine andere Gebührenregelung wird nur auf Anordnung der anweisenden Stelle getroffen. Soll im Einzelfall der Zahlungsempfänger den angewiesenen Betrag vollständig ohne Abzug von Bankgebühren erhalten, bringen Sie bitte auf der Auszahlungsanordnung deutlich den Vermerk "Sämtl. Bankgebühren zu Lasten des Auftraggebers/Instituts" an. Die Belastung Ihrer Verbuchungsstelle erfolgt nach Abwicklung der Zahlung in Höhe des Anweisungsbetrags (in Euro) zuzüglich sämtlicher angefallenen Gebühren. Beachten Sie bitte daher die Zahlungsbedingungen des Rechnungsstellers im Einzelfall (Rechnungsaufschrift wie z.B. "Bankspesen zu Lasten des Auftraggebers" ,"spesenfrei für Empfänger", "free of bank charges", u.a.). Über die Höhe der anfallenden fremden Bankgebühren kann die Universitätskasse wie auch unsere Bank vorab keine Angaben machen, da dies von dem jeweiligen Land, den Gebührensätze der Empfängerbank und der Auftragssumme abhängt."
Die Kreditorenbuchhaltung wird daher künftig ohne ausdrückliche Anweisung auf der Auszahlungsanordnung die Entgeltteilung anwenden. Für evt. Rückfragen zu diesem Verfahren stehen wir gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen Kreditorenbuchhaltung/Auslandszahlungsverkehr "