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Informationen zum Thema Reise / Reisekostenabrechnung

Oberste Maxime der staatlicher Bürokratie ist das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit.

Folgende Links der Universität Stuttgart und Informationen sind hilfreich und zuweilen notwendig zu kennen:

  • Reisekostenportal der Uni Stuttgart mit Namen/Telefonnummern der SachbearbeiterInnen und wichtigen Information

  • Formulardienst: Hier finden Sie die aktuellen Formulare zum Thema Dienstreiseanträge.

  • (Dienst-)Reiseanträge
    Vor allem aus versicherungstechnischen, aber auch aus dienstrechtlichen und finanziellen Gründen muss rechtzeitig vor Antritt einer Reise ein Dienstreiseantrag gestellt werden!

    -> Der Dienstreiseantrag muss vom eigenen Institutsleiter genehmigt resp. bei Professoren vom gegenseitig zeichnungsberechtigten Kollegen gegengezeichnet werden.
    Bitte reichen Sie diesen genehmigten Antrag anschließend mit Kopie und der Angabe der geschätzten Reisekosten (für Bahncard, Flugbuchungen, Hotelkosten, Tagungsteilnahmegebühren, etc.) zur Verbuchung ins Büro der IVI-Geschäftsleitung weiter.

  • Teilnahmegebühren
    Bei Reisen zu kostenpflichtigen Tagungen achten Sie bitte auf den Frühbucher-Rabatt bei den Tagungsgebühren. Da Auslandsüberweisungen und internationale Schecks i.d.R. zu lange dauern und sehr kostenintensiv sind, ist es sinnvoller, die Tagungsgebühren per eigener, persönlicher Kreditkarte zu bezahlen. Sie erhalten den Betrag umgehend gegen Vorlage Ihrer Anmeldung, Kopie Ihrer Kreditkartenabrechnung, Adresse, Bankverbindung in der IVI-Geschäftsleitung durch die Universität zurückerstattet.

  • Ticket-Buchung / Ticket-Kauf
    Die Universität Stuttgart / das Land Baden-Württemberg ist eine Partnerschaft mit dem Reisebüro Reeg eingegangen, über das alle Flug- oder Bahn-Tickets gebucht werden müssen.

  • Sollten Sie eine private Bahncard besitzen, sind Sie verpflichtet, diese auch für alle Dienstreisen zu nutzen.

  • Für Hotelbuchungen bieten sich die ausgewiesenen Tagungshotels an oder die Angebote der verschiedenen Reservierungsservices, z.B. HRS an.

  • --> Bei Flugbuchungen via Internet bei Billigfluglinien ist grundsätzlich das Vergleichsangebot des Vertragsreisebüros (derzeit "Reisebüro Reeg“) beizulegen.

  • Urlaub und Dienstreisen in Kombination
    Siehe dazu die Rundschreiben der Verwaltung Nr. 2012/47 und 2012/48.

  • Kostenersatz / Abschlagzahlung

    Die Kosten können entweder über die Reisekostenabrechnung oder gegen Vorlage der Rechnung (hier: Ausdruck des Prospektes/Internetseite mit Angaben der Tagungsgebühr) und der Kreditkartenabrechnung / Kopie des einschlägigen Bankauszuges (d.h. gegen Nachweis der Bezahlung) die Kosten zwischenzeitlich erstattet werden, also noch bevor die Reisekostenabrechnung erfolgt ist. Diese "Kostenerstattungen" müssen auch so bezeichnet werden.  "Abschlagszahlungen" auf Reisekosten im klassischen Sinne werden an der Universität Stuttgart i.d.R. nicht vorgenommen.

  • Bonusleistungen (z.B. Flugmeilen, etc.)
    Bitte beachten Sie, dass dienstlich erworbene Bonusleistungen auch nur dienstlich verwendet werden dürfen.

  • Reisekostenabrechnung
    Die Reisekostenabrechnungen sind – im eigenen Interesse – zeitnah zur Reise und vollständig (mit allen Anlagen) im Büro der Geschäftsleitung abzugeben. Nur so können Sie sicherstellen, dass der Kostenersatz rasch und ohne Rückfragen erfolgen kann. Sollten sich die der Reisekostenabrechnung beigefügten Unterlagen nicht aus sich selbst erklären (z.B. Dienstreise mit angeschlossenem Erholungsurlaub, teueres Hotel, Buchungsstorno/Umbuchung, Abschlagszahlung, etc.) fügen Sie bitte - in Ihrem eigenen Interesse - UNAUFGEFORDERT eine Erklärung für die Reisekostenstelle hinzu.

    --> Auf der Reisekostenabrechnung muss LESERLICH die vollständige Privatadresse angegeben sein.

    --> Bitte senden Sie die Unterlagen für Ihre Reisekostenabrechnung NICHT DIREKT an die Reisekostenstelle, sondern geben Sie sie in der Geschäftsleitung IvI zur Verbuchung ab. Sie sparen sich und uns unnütze Verzögerungen bei der Auszahlung!

  • Reisen aus Drittmitteln / 
    Reisekostenabrechnung für Reisen aus umsatzsteuerpflichtigen Drittmittelkonten:
    Werden Reisekosten aus einem mehrwertsteuerpflichtigen Fond (Forschungsmittel aus der Wirtschaft, z.B. Auftragsforschung) getragen, ist die Universität grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt. Diese Berechtigung gilt auch für die Vorsteuer, die in Reisekosten enthalten ist.  (vgl.  RS 9/2007 - Berechtigung zum Vorsteuerabzug bei Reisekosten)

    Dies gilt jedoch nur, wenn die Universität „Leistungsempfänger“ ist. Bitte verlangen Sie unbedingt als Dienstreisender vom Rechnungssteller (z.B. Hotel), dass die Rechnung auf die Universität Stuttgart ausgestellt ist. Ihr Name darf nur an zweiter Stelle genannt werden.

    Wenn Sie nicht auf korrekte Rechnungsstellung insistieren und ein möglicher Vorsteuerabzug nicht realisiert werden kann, weil gegen den o.a. Grundsatz verstoßen wurde, sind Sie als Dienstreisender gegebenenfalls persönlich schadensersatzpflichtig.

  • Wichtig:

    • Bitte achten Sie darauf, dass alle Belege, die zu einer Erstattung beigefügt werden, vollständig und im Original vorzulegen sind, soweit Rechnungen nicht bereits durch das Institut gezahlt wurden. Ist das der Fall, sind unbedingt die geleisteten Zahlungen am Ende der Reisekostenabrechnung aufzuführen.

    • Für besondere Erstattungen, wie z. B. die Nutzung von anderen als regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln, also Taxi oder Mietwagen, die Reise mit dem Flugzeug oder Übernachtungskosten, die über der gesetzlichen Pauschale liegen sowie dienstlichen Telefonaten, sind Begründungen anzugeben.

    • Sehr wichtig für eine korrekte und zügige Abrechnung ist die Vorlage von Programmen, soweit es sich um Tagungen, Kongresse, Fortbildungsveranstaltungen o.ä. handelt, aus denen die einzelnen Leistungen, die im Rahmen der Veranstaltung gestellt werden, ersichtlich sind.

    • Beachten Sie bei Auslandsreisen die Angabe des Zeitpunkts des Grenzübertritts (bei Flugreisen gilt die Landungszeit).

    • Die Unterschriften des/r Reisenden und/bzw. der Person, die die Abrechnung sachlich richtig bestätigt, fehlen teilweise; bitte achten Sie darauf, dass diese Unterschriften vorhanden sind (die sachliche Richtigkeit kann keinesfalls von dem / der Reisenden bestätigt werden).

Gerade das Fehlen von Belegen oder Unterschriften führt zu unnötigen Verzögerungen bei den Bearbeitungen der Reisekostenabrechnungen (Rücksendung der Reisekostenabrechnung zur Ergänzung der fehlenden Angaben und Unterlagen,  Rückfragen, etc.).

Handbuch der Verwaltung
- Alle grundlegenden und rechtlichen Informationen zum Kostenersatz für entstandene Reisekosten können Sie nachlesen im „Handbuch der Verwaltung - Universität Stuttgart Teil II R4, Teil II - Haushalts- Kassen- & Rechnungswesen“